作者：赵艺璇

《北京证券交易所股票上市规则（试行）》4.1.1条：“上市公司应当在公司章程中载明股东大会、董事会、监事会的职责，以及召集、召开和表决等程序，规范股东大会、董事会、监事会运作机制。上市公司应当制定股东大会议事规则、董事会议事规则和监事会议事规则，并列入公司章程或者作为章程附件。董事会议事规则、监事会议事规则，应当经股东大会审议通过。”
公司一旦开始启动拟新三板挂牌的辅导准备工作后，在报告期内，公司就要按照上市公司或者挂牌公司的标准来进行合规工作，其中就包括要公司治理的合规。我们从以下几个方面来主要讨论与公司治理合规息息相关的股东大会、董事会、监事会的相关会议安排。
以下所提及的公司法相关法律条文均为将于2024年7月1日实施的新公司法。
一、股东会、董事会、监事会的组成

（一）股东会的组成：
股东会由全体股东组成。股东会是公司的权力机构，依照本法行使职权；
（二）董事会的组成：
有限责任公司董事会成员为三人以上，其成员中可以有公司职工代表。职工人数三百人以上的有限责任公司，除依法设监事会并有公司职工代表的外，其董事会成员中应当有公司职工代表（新公司法修改）。董事会中的职工代表由公司职工通过职工代表大会、职工大会或者其他形式民主选举产生。董事会设董事长一人，可以设副董事长。董事长、副董事长的产生办法由公司章程规定。
（三）监事会的组成：
（1）组成：
监事会成员为三人以上。监事会成员应当包括股东代表和适当比例的公司职工代表，其中职工代表的比例不得低于三分之一，具体比例由公司章程规定。监事会中的职工代表由公司职工通过职工代表大会、职工大会或者其他形式民主选举产生。
监事会设主席一人，由全体监事过半数选举产生。监事会主席召集和主持监事会会议；监事会主席不能履行职务或者不履行职务的，由过半数的监事共同推举一名监事召集和主持监事会会议。
董事、高级管理人员不得兼任监事。
（2）例外情形——（不设立监事会的情形，公司法修改）
设立审计委员会代替监事：可以按照公司章程的规定在董事会中设置由董事组成的审计委员会，行使本法规定的监事会的职权，不设监事会或者监事。公司董事会成员中的职工代表可以成为审计委员会成员。
经全体股东一致同意：规模较小或者股东人数较少的有限责任公司，可以不设监事会，设一名监事，行使本法规定的监事会的职权；经全体股东一致同意，也可以不设监事。
（四）高级管理人员的组成
高级管理人员，是指公司的经理、副经理、财务负责人，上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员。
（五）董监高的任职资格
有下列情形之一的，不得担任公司的董事、监事、高级管理人员[5]：
1、无民事行为能力或者限制民事行为能力；
2、因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序，被判处刑罚，或者因犯罪被剥夺政治权利，执行期满未逾五年，被宣告缓刑的，自缓刑考验期满之日起未逾二年；
3、担任破产清算的公司、企业的董事或者厂长、经理，对该公司、企业的破产负有个人责任的，自该公司、企业破产清算完结之日起未逾三年；
4、担任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人，并负有个人责任的，自该公司、企业被吊销营业执照、责令关闭之日起未逾三年；
5、个人因所负数额较大债务到期未清偿被人民法院列为失信被执行人。
违反前款规定选举、委派董事、监事或者聘任高级管理人员的，该选举、委派或者聘任无效。
董事、监事、高级管理人员在任职期间出现本条第一款所列情形的，公司应当解除其职务。
二、股东会、董事会、监事会的召集

三会的召集主要涉及的是召集人的确定，根据《公司法》的规定，有限公司和股份公司的召集召集人并不太相同，但是在实际操作中公司依据公司法进行即可，主要规定如下：
（一）股东会的召集
1、有限公司股东会的召集
（1）出资最多的股东召集：首次股东会会议由出资最多的股东召集和主持，依照本法规定行使职权。
（2）股东会会议由董事会召集，董事长主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由过半数的董事共同推举一名董事主持。董事会不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，由监事会召集和主持；监事会不召集和主持的，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持。
2、股份公司股东大会的召集
（1）股东会会议由董事会召集，董事长主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由过半数的董事共同推举一名董事主持。
（2）董事会不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，监事会应当及时召集和主持；
（3）监事会不召集和主持的，连续九十日以上单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东可以自行召集和主持。
（4）单独或者合计持有公司百分之十以上股份的股东请求召开临时股东会会议的，董事会、监事会应当在收到请求之日起十日内作出是否召开临时股东会会议的决定，并书面答复股东。
（二）董事会的召集
1、有限公司董事会的召集
董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长召集和主持；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由过半数的董事共同推举一名董事召集和主持。
2、股份公司董事会的召集
董事长召集和主持董事会会议，检查董事会决议的实施情况。副董事长协助董事长工作，董事长不能履行职务或者不履行职务的，由副董事长履行职务；副董事长不能履行职务或者不履行职务的，由过半数的董事共同推举一名董事履行职务。
（三）监事会的召集
监事会每年度至少召开一次会议，监事可以提议召开临时监事会会议。
三、股东大会、董事会、监事会召开的通知

三会在召开前需要对会议召开的时间以及主要议案内容进行通知，能够参加会议的股东也会
（一）股东会召开的通知时间
1、有限公司召开股东会的通知时间
召开股东会会议，应当于会议召开十五日前通知全体股东；但是，公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。
2、股份公司召开股东大会的通知时间
召开股东会会议，应当将会议召开的时间、地点和审议的事项于会议召开二十日前通知各股东；临时股东会会议应当于会议召开十五日前通知各股东。
单独或者合计持有公司百分之一以上股份的股东，可以在股东会会议召开十日前提出临时提案并书面提交董事会。临时提案应当有明确议题和具体决议事项。董事会应当在收到提案后二日内通知其他股东，并将该临时提案提交股东会审议；但临时提案违反法律、行政法规或者公司章程的规定，或者不属于股东会职权范围的除外。公司不得提高提出临时提案股东的持股比例。
公开发行股份的公司，应当以公告方式作出前两款规定的通知。
（二）董事会召开的通知时间
1、有限公司召开董事会的通知时间
没有明确限制规定，公司可在公司章程中进行规定。
2、股份公司召开董事会的通知时间
董事会每年度至少召开两次会议，每次会议应当于会议召开十日前通知全体董事和监事。
代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上董事或者监事会，可以提议召开临时董事会会议。董事长应当自接到提议后十日内，召集和主持董事会会议。
董事会召开临时会议，可以另定召集董事会的通知方式和通知时限。
（三）监事会召开的通知时间
1、有限公司召开监事会的通知时间
没有明确限制规定，公司可在公司章程中进行规定。
2、股份公司召开董事会的通知时间
董事会每年度至少召开两次会议，每次会议应当于会议召开十日前通知全体董事和监事。
代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上董事或者监事会，可以提议召开临时董事会会议。董事长应当自接到提议后十日内，召集和主持董事会会议。
董事会召开临时会议，可以另定召集董事会的通知方式和通知时限。
四、股东会、董事会、监事会的议事规则

三会的议事规则，关系到三会决议通过需要的表决票数、关联方回避的情况，以及会议议案内容中的确定。非诉律师可以根据股东会、董事会以及监事会不同的职责权限[15]，确定在并购、股改、新三板挂牌以及上市过程中三会不同的议案设置、关联方回避情况以及决议通过情况。
（一）股东会的议事规则
1、有限公司股东会议事规则
股东会作出决议，应当经代表过半数表决权[16]的股东通过。（普通决议）
股东会作出修改公司章程、增加或者减少注册资本的决议，以及公司合并、分立、解散或者变更公司形式的决议，应当经代表三分之二以上表决权的股东通过。（特别决议）
股东会的议事方式和表决程序，除本法有规定的外，由公司章程规定。
2、股份公司股东会议事规则
股东出席股东会会议，所持每一股份有一表决权，类别股股东除外。公司持有的本公司股份没有表决权。
股东会作出决议，应当经出席会议的股东所持表决权过半数通过。（普通决议）
股东会作出修改公司章程、增加或者减少注册资本的决议，以及公司合并、分立、解散或者变更公司形式的决议，应当经出席会议的股东所持表决权的三分之二以上通过。（特别决议）
注意：新公司对普通决议通过的表决权比例进行限定，本次修订后,如章程规定的股东会普通审议事项表决比例低于半数或含半数本数的，均需要根据新《公司法》第六十六条的规定调整为应当经代表过半数表决权的股东通过。
（二）董事会的议事规则
1、有限公司董事会议事规则
董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。董事会作出决议，应当经全体董事的过半数通过。
董事会的议事方式和表决程序，除本法有规定的外，由公司章程规定。
2、股份公司董事会议事规则
董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。董事会作出决议，应当经全体董事的过半数通过。
董事会决议的表决，应当一人一票。
董事会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的董事应当在会议记录上签名。
注意：此处有新《公司法》修改内容。2018年公司法中并未要求有限公司召开董事会时董事的出席比例以及议案通过比例，本次新公司法将有限公司股东的议事规则固定下来，有限公司对于与公司章程中与公司法有冲突的部分，及时修改适用。
（三）监事会的议事规则
1、有限公司监事会议事规则
监事会决议应当经全体监事的过半数通过。
监事会的议事方式和表决程序，除本法有规定的外，由公司章程规定。
监事会应当对所议事项的决定作成会议记录，出席会议的监事应当在会议记录上签名。
2、股份公司监事会议事规则（同有限公司）
五、股东会、董事会、监事会的时间安排

辅导拟挂牌、上市公司安排会议时间和起草相关会议文件也是非诉律师在辅导过程中的工作之一，如何安排会议的时间有很多因素决定，结合实务中的注意事项，笔者将股东大会、董事会、监事会的开会时间安排逻辑进行梳理。
根据《民法典》第一百三十四条：“民事法律行为可以基于双方或者多方的意思表示一致成立，也可以基于单方的意思表示成立。法人、非法人组织依照法律或者章程规定的议事方式和表决程序作出决议的，该决议行为成立。”“决议形成过程中已经包含了股东的意思表示”，三会的决议行为，表达了不同主体对公司重大事项的知情同意，《德国民法典》将同意分为事前的同意和事后的同意，事前的同意也被称为允许，事后的同意也被称为追认。因此，在对三会进行时间安排的过程中，可以从允许以及追认两个角度去确定。
（一）待决策事项发生之前的允许
待决策事项即根据公司法等相关法律法规或公司章程规定必须经过股东会、董事会以及监事会审议通过的事项，需要先取得股东会、董事会或监事会决议通过后实施。因此这种情形应当按照如下时间安排：
1、需要股东会事前同意的时间安排
会议的时间安排主要涉及到会议的召开时间（一般为决议时间）和会议的通知时间，会议召开时间与议案有关，会议的通知时间一般根据召开时间倒推。
需要通过倒推方式确认股东会的时间安排，倒推步骤如下：
步骤一：倒推股东会召开时间：股东会召开时间要早于事件实施时间。
步骤二：倒推股东会通知时间：根据公司法、公司章程的规定以及股东会的召开时间，确定股东会的通知时间。
步骤三：倒推董事会召开时间：需要股东会决议的事项很多同时需要董事会事先决议，并且应由董事会提议召开股东大会，因此董事会的召开时间要早于股东会的通知时间。
步骤四：倒推董事会通知时间：根据公司、公司章程的规定以及董事会的召开时间，确定董事会的通知时间。
注意：一般监事会和董事会同天召开，可以参照董事会的时间安排确定监事会的时间安排。
2、需要董事会事前同意的时间安排
步骤一：倒推董事会召开时间：董事会召开时间要早于事件实施时间。
步骤二：倒推董事会通知时间：根据公司法、公司章程的规定以及股东会的召开时间，确定股东会的通知时间。
3、待决策事项发生之后的追认
涉及到需要三会进行追认的事项包括：第一种情况：应当事前允许但是由于主观或客观原因没有事前允许的；第二种情况：需要经三会会议审议的文件、报告等。
（1）第一种情况：以关联交易为例
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注意1：在审议关联交易预计的议案时，注明“预计的总额度可内部调剂”，这样可大大降低单项交易类别超额的可能性，规避重复审议，提高三会运作效率。
注意2：对于上列的第三种情况“自关联方形成的时点往前追溯确认关联交易”的追认有一定的时间限制，将截至关联关系形成时点尚处于履行状态的交易以及前12个月发生的交易一并纳入关联交易追认范围。
（2）第二种情况：需要审议通过的文件、报告（如审计报告）
对于年度股东大会或者挂牌、上市会议中的审计报告的落款时间决定，会议的召开时间。只有报告出具后，三会才能对报告进行审议。基于此时间安排确定的步骤如下：
步骤一：确定审计报告出具日（一般是落款盖章的日期）；
步骤二：确定董事会、监事会通知时间，晚于审计报告出具日；
步骤三：根据公司法及公司章程规定确定董事会的召开时间；
步骤四：董事会提议召开股东会的决议通过后，确定股东会通知时间；
步骤五：根据公司法及公司章程规定确定股东会的召开时间；
六、新三板挂牌过程中需召开的会议

（一）股改会议
1、召开时点
根据券商结合公司情况确定的申报期，确定股改基准日，股改会议需要对股改审计报告进行审议，因此，召开股改会议需要在股改审计报告出具之日后，公司工商变更登记前。
2、主要审议事项（创立大会）
（1）股份公司筹备情况；
（2）股份公司设立费用；
（3）变更为股份公司以及变更方式；
（4）修改公司章程；
（5）选举董事；
（6）选举股东代表监事；
（7）股份公司必备的公司制度以及相关规则；
（8）授权董事会办理股改相关事宜；
（二）年度会议
1、召开时点
根据公司法的规定，股份公司股东会应当每年召开一次年会[2]，也就是年度股东大会。董事会每年度至少召开两次会议。[3]监事会每六个月至少召开一次会议。[4]一般来说在年度报告出具后公司会召开定期的年度会议，会议时间一般是每年的4月份到6月份。公司在挂牌或上市后还需要对在召开年度股东大会时聘请律师进行见证，并且需要按时公告会议通知，披露会议议案、会议决议等会议文件以及律师出具的见证法律意见书。
3、主要审议事项
股东大会
（1）公司财务的决算、预算；
（2）本年度的利润分配方案；
（3）预计未来年度日常性关联交易；
（4）董事会年度工作报告；
（5）监事会年度工作报告。
董事会：
（1）公司财务的决算、预算；
（2）本年度的利润分配方案；
（3）预计未来年度日常性关联交易；
（4）董事会年度工作报告；
（5）总经理年度工作报告。
监事会：
（1）公司财务的决算、预算；
（2）本年度的利润分配方案；
（3）预计未来年度日常性关联交易；
（4）监事会年度工作报告。
（三）挂牌会议
1、召开时点
在新三板挂牌的企业需要将挂牌相关议案交由股东会、董事会以及监事会进行审议，召开的时点在两年一期审计报告出具之后，券商、律师申请自己内核以及向股转系统申报挂牌之前。
2、主要审议事项
（1）公司申请挂牌并公开转让股票的议案；
（2）公开转让股票的方式；
（3）两年一期的审计报告；
（4）公司挂牌前滚存利润分配；
（5）聘请中介机构；
（6）关于对公司治理机制执行情况评估的议案；
（7）挂牌必备的公司管理制度。如关《防范控股股东、实际控制人及其他关联方金占用专项制度》《信息披露管理制度》《募集资金管理制度》《投资者关系管理制度》《利润分配管理制度》等；
（8）授权董事会全权办理公司股票在全国中小企业股份转让系统挂牌并公开转让；
（股东会、董事会、监事会审议内容基本相同，但是监事会要额外审议《监事会对公司董事会编制的公开转让说明书等申请文件的书面审核意见》）

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